Bien accueillir de nouveaux employés, c’est leur donner tous les outils dont ils auront besoin pour accomplir leur travail dans un environnement où ils développeront un sentiment d’appartenance à leur nouveau milieu. Bien intégrés, ils seront également plus enclins à démontrer un grand engagement et à demeurer plus longtemps au sein de leur équipe. De plus, il s’agit d’une occasion en or pour mobiliser l’ensemble de vos employés.

Vous l’aurez compris : une intégration bien planifiée comporte de nombreux avantages et il est bénéfique d’y consacrer le temps et l’énergie nécessaires. Mais comment y arriver? Si vous prévoyez procéder à de nouvelles embauches au cours de l’année qui débute, ça tombe à point.

Pour vous aider, nous avons posé quelques questions à Carl Dubé, vice-président ressources humaines chez Desjardins Groupe d’assurances générales. M. Dubé possède plus de 20 ans d’expérience dans le domaine et est membre du conseil d’administration de la Coalition depuis 2015. C’est avec générosité qu’il nous a proposé cinq conseils pour favoriser l’intégration d’un nouvel employé dans vos rangs. Les voici!

1- Sachez que l’intégration débute dès l’embauche

Le processus d’intégration doit en effet commencer au moment où le nouvel employé accepte le poste. Donnez-lui rapidement la date et l’heure de son entrée en fonction et expliquez-lui le déroulement de sa première journée afin qu’il sache à quoi s’attendre. Précisez-lui par exemple s’il doit apporter ou non son repas ou se vêtir selon un code vestimentaire spécifique. De cette façon, il possédera toutes les informations nécessaires pour minimiser le stress lié à son nouvel emploi. De plus, veillez à bien organiser son espace de travail avant son arrivée; il doit avoir tout en main pour débuter ses nouvelles tâches.

2- Élaborez un plan d’intégration

N’hésitez pas à échelonner les activités d’intégration prévues sur plusieurs semaines et évitez ainsi de bombarder le nouveau venu d’information dès les premiers jours. Diverses mesures peuvent faire partie de votre plan, en voici quelques-unes en rafale :

• Rencontrer le nouvel employé dès son arrivée pour lui dresser un portrait des semaines à venir et des activités d’intégration prévues.
• Préparer un mot de bienvenue.
• Présenter le nouvel employé à l’équipe lors d’un déjeuner ou d’un dîner.
• Fournir au nouveau venu de la documentation ou une trousse d’orientation lui permettant de bien contextualiser les diverses sphères de l’entreprise.
• Nommer un mentor à qui il pourra se référer en cas de besoin.
• Rencontrer régulièrement le nouvel employé pour effectuer un suivi et lui demander comment se déroulent ses premiers jours.
• Prendre le temps de lui présenter les outils et les logiciels utilisés dans votre entreprise et lui en expliquer le fonctionnement.

3- Évitez certains pièges

Souvent, par manque de temps, un nouvel employé se retrouve mis de côté par le gestionnaire responsable de son intégration. Pour éviter de tomber dans ce piège, Carl Dubé conseille plutôt de repousser la date d’entrée en fonction de l’employé à une date plus propice pour l’accueillir convenablement. Gardez en tête qu’un employé bien intégré a plus de chance de s’investir dans son nouvel emploi.

4- Utilisez les ressources à votre disposition

Saviez-vous que le Web regorge d’excellentes ressources pour vous accompagner dans le processus d’intégration d’un nouvel employé? Le portail Emploi-Québec a entre autres créé un guide extrêmement complet et disponible en ligne juste ici.

Affaires RH propose également de nombreux outils conçus pour les gestionnaires qui vous aideront à mettre en place un processus d’intégration efficace.

5- Impliquez votre équipe

Pourquoi ne pas impliquer l’équipe en place afin de souhaiter la bienvenue adéquatement à vos nouveaux effectifs? Lors des activités d’intégration, demandez à vos employés plus expérimentés de participer. Ceci aura pour effet de renforcer la cohésion et l’engagement au sein de votre organisation, ce qui est plus que souhaitable! Vous pourriez, par exemple, prévoir un dîner où tous auraient l’occasion d’échanger grâce à un exercice de présentation.

La nouvelle année est le prétexte idéal pour mettre en place un système d’intégration efficace ou pour améliorer celui déjà sur pied. Votre entreprise a beaucoup à y gagner!

Des astuces à nous partager? Nous avons hâte de lire vos commentaires!

* Merci à Carl Dubé pour sa précieuse collaboration.